In G.a.p., trasformiamo i tuoi archivi storici e correnti con la dematerializzazione dei supporti cartacei. Dalla carta ai bit, ti aiutiamo a creare archivi digitali e a gestire e conservare i documenti informatici.
Meno carta per una maggiore efficienza
In un’impresa od organizzazione paperless uffici e aree funzionali, processi e flussi, procedure e risorse umane beneficiano di un forte incremento di produttività. I costi legati all’utilizzo della carta e alla gestione e archiviazione della documentazione cartacea subiscono invece una netta riduzione. Con la conversione degli archivi analogici in digitale e la gestione e conservazione elettronica dei documenti rendi la tua azienda o istituzione non solo sostenibile ma anche più efficiente.
Perché passare agli archivi in cloud e alla gestione documentale informatizzata
Con un archivio in cloud e il giusto software di gestione documentale, in qualsiasi istante e in qualsiasi luogo dipendenti e decisori, membri e iscritti possono accedere ai documenti di lavoro con un click. Senza tutti i passaggi richiesti da un archivio fisico. Oltre che istantanei, gli accessi possono essere monitorati e differenziati in base a determinati livelli di sicurezza e privacy. I documenti possono essere ricercati, modificati da remoto e archiviati nuovamente da dispositivi fissi e mobili. Si evitano duplicazioni. Si azzerano i rischi di smarrimento. Si abbattono i costi di stampa. Il backup delle informazioni critiche è costante. I diversi sistemi informativi possono beneficiare di una profittevole integrazione. Il management e i decisori hanno sempre tutto realmente sotto controllo.
Le nostre soluzioni per il tuo cambiamento paper-free
G.a.p. può supportarti in questo cambiamento paper-free predisponendo e implementando progetti di dematerializzazione ad hoc basati su: una analisi preliminare; l’impiego di tecnologie di scansione professionali; e l’adozione di software di archiviazione e gestione documentale.
Abbiamo una soluzione per ogni tua esigenza. Dalla necessità di digitalizzare una particolare tipologia di documentazione cartacea – ad esempio i fascicoli del personale e degli iscritti, le distinte di pagamento, i documenti di trasporto – a quella di dematerializzare l’archivio di una specifica area funzionale – come l’archivio dell’ufficio tecnico o dell’amministrazione.
Quale che sia il tuo problema, il nostro team di analisti è sempre in grado di elaborare in tempi rapidi il progetto più consono e di predisporre una soluzione campione. “Ecco come verrà” è la nostra garanzia per il tuo cambiamento paper-free.
Scanner e software per la digitalizzazione di ogni tipologia e formato di documento aziendale
Dematerializziamo il materiale cartaceo presso i nostri laboratori o la tua sede. In entrambi i casi, G.a.p. opera con scanner professionali e software di lettura ottica in grado di acquisire in altissima fedeltà le immagini di qualsiasi tipologia di documento in qualsiasi formato – anche A0 e superiori. I nostri applicativi rilevano al contempo i dati presenti per trasformarli in informazioni agevolmente utilizzabili, trasmissibili, interscambiabili all’interno e, volendo, all’esterno dell’azienda od organizzazione.
Dall’archivio digitale ai portali web per gli stakeholder con i tecnici di G.a.p.
Completato il passaggio dal formato cartaceo al formato elettronico, gli informatici di G.a.p. implementano – attraverso l’adozione di un software di archiviazione e di gestione documentale – l’archivio digitale, predisponendo anche la sua versione in cloud.
I tecnici di G.a.p. possono inoltre supportarti creando per te portali web in grado di abilitare l’interscambio dei documenti digitalizzati o nati in formato digitale con i tuoi stakeholder – dai dipendenti ai fornitori, dal board direttivo ai clienti, dai membri agli iscritti.
E ancora meno carta con le nostre soluzioni di protocollazione digitale, firma elettronica e conservazione digitale a norma
Per ridurre al minimo il successivo impiego della carta e della documentazione cartacea, G.a.p. ti assiste anche nell’implementazione di soluzioni di protocollazione digitale, firma elettronica, conservazione digitale a norma. Grazie a questi servizi, potrai eliminare, successivamente alla scansione degli archivi storici, qualsiasi tipo di documento cartaceo – come ad esempio contratti, cedolini, CUD, scontrini o ricevute, fatture, ordini, distinte di pagamento, bilanci, libri giornale, libri mastro, certificazioni uniche, registri IVA, F23, F24, pratiche, etc. – in formato originale.
