La digitalizzazione delle pratiche edilizie è un passo fondamentale per garantire un servizio trasparente ed efficiente negli uffici tecnici comunali.
Negli ultimi anni, l’introduzione di bonus e incentivi nel settore edilizio ha portato a un aumento significativo delle richieste di consultazione delle pratiche edilizie presso gli uffici tecnici comunali. Questo aumento di attività ha evidenziato la necessità di garantire un’archiviazione corretta ed efficiente delle pratiche, al fine di fornire un servizio trasparente e tempestivo ai cittadini e ai professionisti del settore.
Anche se i recenti interventi governativi hanno confermato lo stop a misure come il 110%, l’esigenza di digitalizzare le pratiche edilizie rimane comunque una priorità. Come ampiamente dimostrato dai comuni che hanno già intrapreso questa strada, la dematerializzazione delle pratiche edilizie assicura degli incrementi di efficienza e di efficacia nell’azione amministrativa sia rilevanti sia tangibili.
La gestione cartacea tradizionale delle pratiche edilizie comporta infatti costi elevati, determina problemi logistici e richiede una significativa quantità di spazio fisico necessario per la conservazione dei documenti. Inoltre, la gestione cartacea richiede risorse umane dedicate alla manutenzione e all’organizzazione degli archivi, che possono gravare sul bilancio comunale.
Essa può, d’altra parte, risultare soggetta a errori umani o essere gravata da smarrimenti – siano essi il portato di catastrofi naturali o, per esempio, di atti vandalici, etc.
Per queste ragioni, diversi comuni italiani, desiderosi di cogliere le opportunità della trasformazione digitale, hanno da tempo deciso – anche prima dell’avvento del superbonus – di impegnarsi in progetti di
digitalizzazione delle pratiche edilizie.
Comunque, avviare tali progetti – sia per velocizzare l’accesso ai documenti, sia per ridurre i costi di gestione e gli errori associati alla conservazione dei documenti cartacei, sia per rafforzare il rapporto tra i cittadini, i professionisti e la macchina comunale – non è semplice.
Di seguito, esamineremo alcuni aspetti che, sulla base della nostra vasta esperienza in questo campo, sono fondamentali quando un comune desidera affidare direttamente o avviare con successo un progetto di digitalizzazione delle pratiche edilizie.
Utilizzare gli strumenti di scansione ottica più adatti
Per garantire una rapida acquisizione di documenti di ottima qualità, è sempre consigliabile utilizzare (o richiedere l’impiego di) scanner ottici appositamente progettati per diverse tipologie di documenti. Gli scanner rotativi sono ideali per planimetrie, elaborati grafici e documenti a foglio singolo, mentre gli scanner planetari sono più indicati per documenti rilegati.
Prima di avviare la digitalizzazione dei documenti cartacei, è consigliabile condurre un’analisi preliminare per identificare le diverse tipologie di documenti che costituiranno l’archivio digitale e le loro caratteristiche specifiche.
Mantenere i collegamenti logici tra le pratiche
Durante il processo di digitalizzazione, è comune incontrare pratiche diverse ma collegate tra loro per vari motivi, come interventi edilizi svolti in tempi diversi sullo stesso immobile o interventi su immobili appartenenti alla stessa particella catastale. È importante tenere traccia di queste connessioni logiche durante la scansione dei documenti attraverso un sistema che consenta la riproposizione di queste connessioni nei sistemi di gestione delle pratiche digitalizzate e ne faciliti la ricerca. Questa è una delle ragioni per cui è importante determinare aprioristicamente – attraverso l’applicazione di alcune buone pratiche archivistiche – quali sono i sotto fascicoli che devono essere resi evidenti e quali le eventuali classi documentali.
Assicurare elevati standard qualitativi
Le pratiche edilizie devono rispettare le norme di digitalizzazione dei documenti nella pubblica amministrazione, che richiedono copie con la stessa validità legale degli originali. Pertanto, è necessario implementare processi che garantiscono elevati livelli di qualità. Le Linee guida Agid sulla certificazione di processo forniscono requisiti minimi per l’acquisizione ottica e definiscono le fasi chiave della scansione di massa dei documenti, ponendo particolare enfasi sui controlli necessari per verificare e certificare la qualità delle copie prodotte e dell’intero processo di digitalizzazione.
Indicizzazione dei documenti mediante metadati
Oltre alla semplice scansione dei documenti, è importante associare alle pratiche scansionate informazioni rilevanti per facilitare la ricerca dei potenziali utenti che fruiranno delle pratiche digitalizzate. È consigliabile per questa ragione definire un set di metadati adeguato che aiuti gli utenti a trovare facilmente i documenti desiderati. Questi metadati possono includere informazioni sulla pratica, sull’immobile con i relativi dati catastali e toponomastici e sulle tipologie di documenti contenuti nella pratica. Anche questo caso conferma l’utilità di uno studio archivistico approfondito a monte della fase di scansione.
Scegliere un software flessibile per la gestione dell’archivio
Una volta che i documenti sono stati digitalizzati e i metadati sono stati definiti, l’ultimo passo consiste nella creazione di una banca dati per la consultazione delle pratiche. Tuttavia, ogni ente potrebbe avere esigenze diverse in termini di visualizzazione e strutturazione dei dati. È pertanto importante selezionare un software gestionale che offra flessibilità per adattarsi alle diverse necessità strutturali dei dati e che possa rappresentare i collegamenti logici tra le pratiche dell’archivio per consentire una navigazione
trasversale dei dati.
In conclusione, avviare un progetto di digitalizzazione delle pratiche edilizie offre numerosi vantaggi economici e organizzativi.
È tuttavia fondamentale – per cogliere appieno i benefici di questa trasformazione – formulare dei progetti adeguati, avvalersi di uno studio archivistico preliminare, optare per l’impiego – o richiedere esplicitamente l’utilizzo – di scanner professionali di diversa tipologia, scegliere, infine, una piattaforma informatica estremamente flessibile.
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